仕事のミスをとことん減らす 3大ミス予防対策の詳細

仕事のミスをとことん減らす 3大ミス予防対策

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ついうっかりやってしまう“人的ミス”
何度見直しをしたつもりでも、見逃してしまうことはある。
どんなデキる人間でも仕事に携わる限り、ある程度のミスは付きものだ。





 

しかし、小さなミスでも何度も何度も繰り返し重ねていては、周囲からの信頼も下がるばかり。
仕事で一番避けたいのは“同じミスを繰り返すこと”





 

どうしたらミスをより少なくすることができるのか?
今回はそんな人的ミスを極限まで減らすためのノウハウをお伝えしたい。

 




 

■いたるところに潜在する“人的ミス”





 






ひとことで“ミス”と言っても、その種類と原因は実にさまざま。
ざっと挙げられるものだけで、下記のようなミスが身の回りには潜んでいる。





 

REALBEING(http://www.realbeing.com/column/column_m31/column_m31.html
「ミスの原因と防止策」より





 

ミスを引き起こす原因には、人の内にも外にもあります。

・目標の設定が曖昧だったり、不明確なとき

・自分の能力以上のことをしてしまったとき

・知識が不足していたとき

・注意をコントロールできなかったとき

・習慣化してしまったとき

・まわりがエラーを誘発するとき

・悪い偶然が次々と重なったとき

 




 

人的ミスを大きく分類すると

  1. 目的を大きく取り違えてしまっているミス
  2. やるべきことを忘れたり、余計なことをしてしまう、うっかりミス
  3. 単純な未確認や惰性により起こる確認ミス






の3つに分けることができる。




 

では、それぞれのミスでどのような対処法が有効なのか、一つずつご紹介していこう。

 




 

■#1 目的の取り違いを減らすための、把握と知識





 






 

「この仕事、お願いね」
と頼まれておきながら、全くゴールと正反対、あさっての方向に向かって努力していたのでは、いつまで経っても求められている仕事は完成しない。





 

仕事のミスを減らす方法(http://shinji-u.com/blog/merumaga/kakumei04/
「3つのルール」より





 

仕事のミスを減らす方法3つのポイント

1.まずは、目的を知ること。

2.そして、努力の方角を知ること。

3.目的を果たすために 必要な技術を身につける。

 




 

どんな仕事でも依頼を受けたら、
・何の目的で
・誰に
・いつまでに
完成させなければならない仕事なのか、まずは徹底した打ち合わせやヒアリングを行おう。ここで仕事の真意を履き違えていれば致命的なミスになる。





 

言葉のみの打ち合わせに不安を感じるのであれば、仕事に取り組んでみて、おおよその目処が立った状態で一度相談するのも良い。締め切り直前に全く顧客の望みと違うものを提出しても、やり直している暇はない。





 

そして仕事に対する知識を蓄えていくこと。
これもまた“目的履き違えミス”の予防となる。仕事の分野に精通した知識や経験が豊富になれば、それだけ相手の求める仕事への理解も早まり、勘違いをしなくて済むのだ。

 




 

■#2 うっかりミスは内と外からダブルブロック!





 





 


やるべきことを忘れてしまったり、やらなくていい事まで手をつけてしまったり、やるべきところまでやらずに終わった気持ちになってしまったり。
うっかりミスは仕事を実行していく上で至るところに潜んでいる。





 

そんなうっかりミスの予防のために、まず自分でできるところからはじめてみよう。
仕事の山谷を見極めるのだ。





 

日経ビジネス(http://business.nikkeibp.co.jp/article/opinion/20120427/231487/?rt=nocnt
「仕事のミスをビックリするほど無くす方法を考えた」より





 

どうしたらミスが少なくなるのか?


そのひとつの方法は、仕事をする上で緩急をつけることです。


ミスが絶対にあってはいけないシーンと、多少あってもいいシーンをみきわめて自分の集中に強弱をつけるということなのです。


そもそも、集中力を長時間持続させることができる人は少ないはずです。であればどこが勝負どころなのか。全体像をふまえた上で集中すべきところを見極めるのです。 


 

仕事ができる人は、その見極めができています。だからこそ、多少性格が緻密じゃなくても、処理能力が極端に高くなくても抑えるところは抑えるので、ミスが少ない印象をもたれます。


 

「自分の勝負どころはどこなのか?」今抱えているプロジェクトの中で、あるいは今日参加する会議で、あるいは1日の中で、1週間の中で、1か月の中で、これを常に考えて行動してみてください。そういう思考に自然となるように訓練できます。また、きっとこれから仕事でたくさんの失敗やミスをすると思います。その時にミスを振り返って、こういう時はミスが起きやすいとか、自分なりに法則をつかんでみてください。それをパターン化して認識できると、こういう時は危ないぞ・・・とわかるようになります。経験則が血となり肉となるのです。

 

 

常に完璧を目指して仕事をしていても、必ずどこかでミスは起こってしまう。
その際、いかにダメージの少ない部分でミスをするか、自分はどのようなパターンでミスを犯しやすいのか?を経験値から把握しておくことは、今後のミス激減に大いに役立ってくれる。

 




 

■徹底的に避けたいのは“同じミスの繰り返し”




 






 

そのためには下記のような手段が有効になってくる。





 

ほほう知恵袋(http://hohochie.com/7476/
「仕事でミスが多いときの改善策はコレ!失敗をなくす方法とは?」より





 

仕事のミスの予防法

1.過去のミスを分析する

2.具体的な何かを変える

3.手足を止めない

 




 

1.過去のミスを分析する

まずはしてしまったミスをすべて書き出す。そしてそのミスによりどんな迷惑がかかってしまったのか、相手の立場になって考えよう。そうすることで、ミスに対する心情が大きく変わる。





 

2.具体的な何かを変える

そして同じミスを予防するためには「気を付けよう」という精神面だけではなく、物理的に何をどう変えたら良いのかを考え実行に移すこと。





 

3.手足を止めない

次にしてしまうミスを恐れるのではなく、常に改善を図りながら仕事を進めていくこと。

常に改善策を講じていれば、それが未来のミス予防策になるのだ。

 




 

さらにうっかりミスを防止するために、外からの対策として第三者によるチェックも合わせて行っていきたい。





 

U-NOTE(http://u-note.me/note/47492472
「仕事上のミスを減らすために意識すべきポイント4つ」より





 

ミスを防止する仕組みを取り入れる

 

仕事のミスを防止するためには、個人の取り組みだけでは完璧とは言えません。上司や業務に精通した者による、ダブルチェック、トリプルチェックも重要です。自分では気がつかなくても他人の目でミスが発見されることも多いのです。

 

また、ミスが発生した場合は、再発防止策を講じることも、組織としては忘れてはなりません。

 




 

上司にチェックしてもらう、ということは当然そのチェック後に手直しをする時間が必要になってくる可能性も考えなくてはならない。

物理的な余裕は気持ちの余裕にも繋がる。締め切りには常に余裕を持って取り組もう。

 




 

■#3 ニュートラルなチェックシートはミス発見に欠かせない





 






 

いくらチェックを重ねてみても、自身が手がけてきた仕事のミスはなかなか発見しにくいもの。





 

これは例えるなら、学生時代のテストで見直していたつもりでも、どこかしらにうっかりミスがあり100点満点を取るのは難しい状況と同じ。





 

当事者の目ではどうしても“慣れ”や“つもり”があるため、ミスを見つけにくいのだ。





 

そんな時に役立つのは “チェックシート”
慣れや慢心から工程を飛ばしたり、うっかりミスを避けるために、公平な目を持つチェックシートの作成&運用がおススメだ。





 

U-NOTE(http://u-note.me/note/47495553
「"できる人"はやっている!仕事のミスを確実に減らす「チェックシート」の作り方」より





 

ミスや漏れを少しでも減らし、仕事のクオリティを100%に近づけるにはどうしたらよいのでしょうか。それは、チェックリストを作ってやらなければいけない項目を明確にし、一つ一つチェックしながら確実に仕事をこなしていくことです。


 

まず定期的にやっている仕事を全て列挙します。これはチェックシート作成のためでもありますが、仕事の全体像を把握するのにも役立つでしょう。列挙できたらチェックをつけやすい順(時系列順、重要度順)に並べ替えてチェック欄を作るだけです。


 

ここで重要なのは最初から完璧なものを作ろうと意気込みすぎないこと。チェックシートはあくまで仕事のためのツールであって成果物ではありません。後々使いづらいところがあれば改善していけばよいのです。まずは作りやすそうなところや重要そうなところから手をつけていきましょう。

 

 



 

チェックシートは何もルーティーンワークに限った話ではない。





 

はじめて取り組む新プロジェクトなら尚更、チェックシートを作ってみよう。
現状の把握、そして今後の改正に向けて、あらゆる面で気がつく点を盛り込んだチェックシートの作成そしてその運用が、仕事の質向上に役立つはずだ。
ここでルーティーンワーク以外のチェックシート作成ポイントもご紹介しておこう。





 

U-NOTE(http://u-note.me/note/47495553
「"できる人"はやっている!仕事のミスを確実に減らす「チェックシート」の作り方」より





 

営業の仕事であれば、まずは客先を訪問する際の資料や持ち物のチェックリストから始めるのもよいでしょう。加えて、資料の作成の際に気をつけていること、例えば「クライアントの要望が全て満たせているか」「前回指摘された問題が改善されているか」などがあれば、それも付け加えていきます。


 

他には、何かの作成物を納品する業務でしたら納品時の添付物や注意点のリスト化から始め、上記と同様に納品物の内容に関するチェック項目を付け加えていくとよいでしょう。こちらもルーティンワークの場合と同様、初めから完璧なものをつくる必要はありません。新たな視点を発見したら、その都度追加していけばよいのです。

 

 



 

■同じ過ちを繰り返さないために。





 







 

人的ミスはいかなる場面においても発生する可能性は否めない。

しかしそのミスを少しでも減らしていく、そして同じミスを繰り返さないためには、自身の弱みをよく把握し、状況に応じた予防策を講じることが一番。





 

仕事を請け負った際、徹底した打ち合わせにより、勘違いを防ぐ。

豊富な知識と経験を身に付け、思い込みを避ける。

過去のミスを分析し、具体的な対策を講じる。

周囲とのコミュニケーションを密にし、うっかりミスを減らす。

使い勝手の良いチェックシートにより小さなミスをなくす。





 

このような細かい心がけを行っていくことで、確実にミスが少なく質の高い仕事をしていくことは可能となってくる。





 

ミスは誰にでもあるもの。
一度の小さなミスを恐れずに、その失敗を糧にし、前向きにそして具体的に仕事に取り組む姿勢こそが、ミスを予防する最善策とも言えるのだ。





 

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著者情報

転職サエコ

転職サエコ

大学卒業後、お堅い年功序列会社に入社。締切に追われる残業生活の中、仕事のノウハウと世の中の厳しさを知る。30歳目前、キャリアアップを図り若いベンチャーへ転職。とにかく人と話すのが好き。趣味は旅行。仕事は楽しく!をモットーに、新しいことに挑戦するのが大好きな現役グラフィックデザイナー。

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