デキる人はやっている。より多くのタスクを素早くこなす管理方法10選の詳細

デキる人はやっている。より多くのタスクを素早くこなす管理方法10選

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一日は皆平等に24時間。





 

その24時間のうち、何時間を仕事に費やすことができるのか?
いや言い換えれば、何時間でやるべき仕事をこなすことができるのか?
ここに自身の時間を充実させるポイントがある。





 

同じだけの仕事をより短時間で的確に。
効率よくテキパキ仕事をこなせば、それだけ周囲からの評価も上がり、自由時間も増える。





 

より多くの仕事を短時間でこなすノウハウがインターネット上にも数多く紹介されているが、今回はそんなノウハウの中でも、気軽に取り組め、効果の出やすいものをよりすぐってご紹介したい。

 




 

■#1 仕事の開始時刻を早くする





 






 

皆が出社してくる前。
邪魔者がいない静かな空間では、あなたの能力を最大限に発揮することができる。
誰もいない状態がいいのであれば、夜全員が帰社したあと、という考えもあるが、ここは俄然朝一をおススメする。頭の疲れ度合いと仕事のスピードは反比例するものだ。





 

Lifehacker(http://www.lifehacker.jp/2010/04/100402simplify.html
「仕事を効率よくこなすためのシンプルな13の習慣」より





 

これは最近では実践している人も多いと思います。始業時刻の前や、朝早い時間に仕事をすると、電話やチャット、会議などに邪魔されることが無いので、すこぶる仕事がはかどります。静かな時間の中で仕事に集中できるので、時には他の人が仕事を始める前に、いくつかまとまった仕事を終わらせることもできます。

 

 



 

■#2 時間を細かく区切ってはかる





 






 

だらだらした作業は仕事の効率を悪くするだけ。
どんな小さな仕事でも「5分でやる」「14時までに片付ける」と細かく時間を区切り目標化しよう。





 

Hatelabo(http://anond.hatelabo.jp/20111208222023
「精神論ではない仕事を速くこなす技術」より





 

「時間をかけて頑張って解決しよう」と考えている時点で、あなたは最も効率の悪い仕事のやり方を選んでいるといえる。なぜなら、「時間で解決しよう」というのは、創造的な解決方法を放棄していることだからだ。たとえば、「象を3秒以内にかけ」といわれたら、誰でも象を表現するために最適かつ短時間で終わる方法を考えだそうとする。時間による制限は人の創造性を引き出すシンプルかつ効率的な方法だ。だから、「イマイチ効率が悪いやり方をしているようだな」と感じるなら、自分がどれだけ時間を区切って作業できているかをみなおそう

 

 



 

■#3 とにかくメモる To Do List化





 






 

脳での記憶には限界がある。
細かい仕事が増えれば増えるほど“忙しい”と感じ、効率が下がる。
そんな勘違いやうっかりミスを避け、確実に仕事を終わらせていくためには、記憶ではなく記録に頼るメモ化効率アップが欠かせない。





 

HappyLifeStyle(http://happylifestyle.com/3116
「仕事が早く完璧にできる人になる30の方法」より





 

覚えることは大変ですが、忘れることは簡単です。
だから受験勉強は、難しく感じるのです。

 

いろいろな仕事を同時に頼まれ、頭の中がパンクしそうになります。
こんなとき、やるべき仕事を頭で覚えていると、必ずといっていいほど「うっかり」が起こります。

 

私はいつも、付箋紙を使ってデスクの上に置いてあるパソコンに張るようにしています。
パソコンと、にらめっこをする仕事ですから、パソコンに張っておくとどうしても目にはいります。
すると、思い出すことになり、忘れることがなくなってしまうのです。
視界に入ると気になり「やらなければならない」という意識を高めることができます。
頭ではなく、メモを取って、覚えるようにするのです。

 

 



 

■#4 無能作業はしない





 






 

しっかりとしたゴールが見えていない状態で、仕事に取り掛かるほど非効率なことはない。
今からやろうとしている仕事は“誰に”“どんな目的で”“いつまでに”提出するものなのか?把握した状態で仕事を始めること。





 

途中確認としてアウトラインが出来た状態を上司に確認してもらうのも良い。後戻りや余計な手間を減らす効果がある。





 

Hatelabo(http://anond.hatelabo.jp/20111208222023
「精神論ではない仕事を速くこなす技術」より





 

仕事とは作業をやることではない。仕事とは目的を達成することだ。だから、相手から頼まれた方法が必ずしもベストなやり方ではない。相手の目的を達成することが重要だ。だから、その仕事は誰のために、何のために必要で、ゴールは何がどうなっている状態なのか、をしっかりヒアリングすることが大事。ゴールを聞いて、それを達成するための近道を常に考える事。

 

 



 

■#5 すべての仕事に優先順位をつける





 






 

やるべき仕事が増えれば増えるほど、その“優先順位”を決めておきたい。
重要度の高い仕事は?締め切りの近いタスクは?常に抱えている仕事すべてに対して順位が決められていれば仕事をしていても迷いがない。
当然、飛び込みタスクに対する柔軟性もここでは重要になってくる。





 

DIAMOND online(http://diamond.jp/articles/-/28203?page=2
「これは使える!マルチタスクをミスなく大量にさばける、3つの法則」より





 

「すべての仕事に優先順位をつける」、すべてはここから始まります。
 

どんなにたくさんの仕事が同時多発的に舞い込んできたとしても、必ず、時間を取って、すべての仕事に優先順位をつけましょう。急がば回れです。結果として、「次にやること」を頭に入れながら動けるので、早く、確実に、漏れなく、仕事が片づきます。

 

と言っても、「最優先」は常に変化するもの。


仕事の横入りが当たり前の中では、優先順位は常に変わるものなのです。こう言うと「じゃあ最初から優先順位などつける必要はないのでは?」と思うかもしれませんが、それは間違い。「最優先」が新しく入ってきたときに、何を後回しにするのか。この判断を行う際にも、やはり「優先順位」が必要になってくるのです。

 

 優先順位をいったん決めると頑として変えない人がいますが、これは危険。気づけば「緊急!」「大至急!」の山の中で、本当に大事な仕事が埋もれてしまう可能性があります。外部環境に応じてこまめに優先順位の見直しをするほうが、結果的にアウトプットが良くなることも多くあります。

 

 

 


 

■#6 テンプレ化&システム化するクセをつける





 






 

「これよく使うな」
そんなものはどんどんテンプレート化&システム化を図ろう。
同じ作業を繰り返しやっている時間がもったいない。





 

メールの署名や定型文、稟議書などの書類形式など基本的なものから専門的なデータまで、システムは一つだけに絞る必要はない。分かりやすい名称で整理整頓し、テンプレ化したデータを分かりやすく保管しよう。





 

Life Is Good (http://liginc.co.jp/life/business/75970
「いつやるの?神速でタスクを片付けて早く家に帰るための仕事術8つ」より





 

プログラマー&エンジニアあるあるですが、僕の場合もよく使うコードやデータなどは保存しておいて、テンプレートにして使いまわせるようにしています。

 

これ以外にも、たとえば「新規案件にアサインしたら、まずこれとこれから始める」とか、「トラブルが発生したらこういう順番で対処する」などの、プログラムのコードではないものまで可能な限りテンプレ化、システム化して用意しておきます。

 

仕事の内容にもよるとは思いますが、システム化できそうな仕事を探してみましょう。

 

 



 

■#7 前例から、周りから、遠慮なくパクる





 






 

仕事は全くもって新しいことばかりではない。むしろ繰り返しになる部分の方が多いだろう。





 

自分ではなくとも誰かがやったことのある仕事。すでに効率化されているものはどんどん使おう。使ってみてはじめてその美脚が見えてくるものだ。





 

Hatelabo(http://anond.hatelabo.jp/20111208222023
「精神論ではない仕事を速くこなす技術」より





 

組織の大抵の仕事は前例があるものだ。たとえば、コンサルタントの提出する資料のかなりの部分が既存の資料の使い回しかアップデートだったりする。すでにあるものを再度創りだすことほど馬鹿な事はない。遠慮無くパクろう。とにかくパクる。で、自分よりもっとうまいやり方をしている人がいたら、躊躇せず彼の秘訣を聞き出す。とにかく、パクろう。

 

 



 

■#8 ノウハウは惜しみなく提供するギブ&テイクの関係





 






 

仕事はチームワーク。
自分が一人で抱え込んでいるつもりでも、実は至るところで仲間の助けを借りているもの。





 

「これは自分が編み出したスペシャル仕事ノウハウなんだから」
と秘密主義を貫いてもあまりいいことはない。それよりもどんどん人にも教えシェアしていくことでチーム全体の仕事スピードをグッとあげよう。





 

分からないことは「分からないから教えて欲しい」と正直に打ち明けるのも効果的。
腰の低い人ほど、周りから良いノウハウをよく教えてもらうことができ、結果仕事が多くこなせるようになる。





 

HappyLifeStyle(http://happylifestyle.com/3108
「仕事が早く完璧にできる人になる30の方法」より





 

仕事を速く完璧にできる人は、自分が知っていることは惜しみなく他人に教えることができます。チームを組んで仕事を進めるためには、仲間同士の情報の流れが重要です。皆に情報が行き渡って、初めて仕事を速く完璧にこなせるようになります。

 

自分が知っていることを、惜しみなく他人に教えることができる人が、人から好かれるようになるでしょう。好かれれば、また新しい情報をお返しに教えてもらえるようになります。ギブ&テイクは、先にギブがあって、次にテイクです。

 

「テイク&ギブ」や「テイク&テイク」では人から嫌われ、仲間外れにされるかもしれません。惜しみなく、自分の知っていることを伝える意識に変えましょう。

 

 



 

■#9 メールに余分な時間を使わない





 






 

朝一でメール確認をするのが癖になっている人。
頭の冴えている朝は、メール対応よりもクリエイティブな仕事をする方が得策だということはご存知だろうか?





 

朝からメールを見ると、つい緊急を要さない対応や、すぐには必要のない返信でも今すぐになんとかしたくなる。見たことにより気にかかってしまう現象だ。





 

メールチェックももちろん大事な仕事のうちだが、大概はその日にさえ読めば済むことのばかり。緊急の場合はとっくに携帯が鳴っていることだろう。





 

メールに振り回されてはいけない。午後一や眠くなる15時頃から10分間など時間を決めてメールを読み、迅速な返信を心がけよう。仕事はメールの返信だけではないのだ。





 

Lifehacker(http://www.lifehacker.jp/2010/04/100402simplify.html
「仕事を効率よくこなすためのシンプルな13の習慣」より





 

メールは短く メールというのは、本当に1日の多くの時間を奪われます。ですから、すべてのメールを3~4文で終わらせるように短くするのです。これでまず、メールや返信を書く時間がかなり短くなります。次に、自分の書いたメールに対する返信も短くなるので、メールを読む時間も短縮できます。一挙両得です。

 

 



 

■#10 適度にサボる。昼寝もする。





 






 

人間の集中力は持って90分だと言われている。
つまり90分以上続けて作業していても、知らず知らずその効率が落ちていることは多々あるもの。適度な休憩が、逆に仕事時間の密度を上げるのだ。





 

Lifehacker(http://www.lifehacker.jp/2013/11/131118slacking_online.html
「適度にサボると生産性は向上する:研究結果」より





 

「集中を取り戻すためには、少しの間ボーッとする必要があるのです」と、研究者のBrent Coker博士は、「Ars Technica」のJacqui Chengの取材に対して答えています。

 

「短時間で、周囲に迷惑をかけない休憩、たとえばインターネットをちょっと見るくらいのことでも、心が休まります。その結果、1日の勤務時間のうち集中できた時間を合計すると、(休憩をはさんだ場合の方が)長くなる場合が多く、結果として生産性も上がります」

 

研究の結果、勤務時間のうち20%未満を費やしてインターネット上のふざけたコンテンツを楽しんだ人は、インターネットを見ないよう我慢した人に比べて、9%生産性が高いという結果が出ました。

 

 



 

最近は公に昼寝時間を取り入れている会社も見受けられるほど有名になってきた“昼寝の効果”
15分~20分の集中した眠りは、午後からの仕事の能率を格段に上げてくれる。

 




 

Life Is Good (http://liginc.co.jp/life/business/75970
「いつやるの?神速でタスクを片付けて早く家に帰るための仕事術8つ」より





 

昼寝をすると仕事が捗(はかど)るなんてよく耳にしますが、最近では集中するために少しだけ寝ることを”パワーナップ”などと呼び、NASAやGoogleなどでも推奨されているようです。

 

実際、昼過ぎ~夕方は特に眠くなる時間帯ですから、うつらうつらして仕事に集中できない方も多いのではないでしょうか。


20分昼寝するだけで、その後は眠気から解放され、集中力も増すのでぜひお試しください。

 

 



 

■まとめ





 

より多くの仕事をより素早くこなす10の仕事ノウハウ。
いかがだっただろうか?





 

仕事はいつでも溢れている。
その仕事をより素早くこなすには、





 

自分の持っている仕事を忘れずに記録すること
各々の仕事について最終目的を把握しておくこと
周囲の協力を上手に得ること
仕事に山と谷をつくり集中できる時間を作り出すこと





 

このあたりの点に注意を払って、毎日の習慣を少しずつ変えていこう。
一ヶ月後には二割増しの仕事がこなせるようになっているはずだ。





 

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著者情報

転職サエコ

転職サエコ

大学卒業後、お堅い年功序列会社に入社。締切に追われる残業生活の中、仕事のノウハウと世の中の厳しさを知る。30歳目前、キャリアアップを図り若いベンチャーへ転職。とにかく人と話すのが好き。趣味は旅行。仕事は楽しく!をモットーに、新しいことに挑戦するのが大好きな現役グラフィックデザイナー。

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