仕事効率化!5つの手順であなたも今すぐスキルアップの詳細

仕事効率化!5つの手順であなたも今すぐスキルアップ

Facebook Twitter はてな Line google+ Pocket

Fotolia_29708084_edited


 

 

「仕事ができる」

「残業をしない」

「群を抜いて出世街道を歩いている」

 

 

そんな“デキる人間”に共通して言えること。

 

それは「仕事の効率化ができている」ということ。

 

 

場面に合わせた素早い対応

周囲との連携を踏まえた段取り

その場しのぎではない具体的な未来への目標とその道すじ

 

 

そのあたりが出来ているか出来ていないか、先が見えているか見えていないかで、今は同じ立ち位置に立っているメンツも10年後にはその差が大きく開くことだろう。

 

 

そんな「仕事効率化」は日々の小さな積み重ねから。

 

 

今回は将来を見据えたうまい仕事の手順5つを伝授していきたい。

 

 

■#1 達成したいイメージを具体的に持て


 

 

サラリーマン 希望


この記事のタイトル“「仕事効率化」5つの手順であなたも今すぐステップアップ”を見て、ページを開いた諸君。

おそらくここまで読んでくれたその大半の人は、仕事の効率化を図りたい、と思っていることだろう。

 

 

では、あなたはなぜ仕事の効率化を図りたいと思っているのだろうか?

 

 

「デキる人だと思われたいから」

「家に早く帰りたいから」

「ついダラダラ仕事をしてしまうから」

 

 

当然その気持ちは分からなくもない。

ただ、今一度もう一歩踏み込んだ理由を紙に書き出してみて欲しいのだ。

 

 

5セカンズ(http://the5seconds.com/making-efficient-4688.html

「仕事効率化が劇的にアップする5つの方法」より

仕事効率化を図るにあたって多くのサービスやツールを利用しようとする人がいます。

しかし残念ながらそれが習慣化される人はあまり多くありません。

 

その原因は一つ、

 「なぜ仕事効率を上げたいのか」

という答えが自分の中で出ていないからです。

 

勉強でも、ただ英語が上手くなりたいなぁと夢見ている人と、TOEIC700点以上とるという人とではモチベーションも目的を達成させるためのアプローチも変わってきます。

 

何も考えずに「仕事効率化しないとなぁ」といった状態で、ツールなどに手を伸ばしても効果が無いどころ非効率化をまねきかねません。

 

大切なのはゴールを決めること。

 

 

「仕事を定時に終わらせて週2回はジムに行く」

「新しい営業戦略で毎月一本新規を取る」

 

 

どんな理由でもいい。

ほわっとした妄想から、一歩具体的に落とし込んだ明確な理由を書き出してみよう。

「なぜあなたがそうなりたいのか?」を知ることで、あなたのやる気を人一倍引き出せるのだ。

 

 

■#2 自分の戦場を徹底管理


 

 

 色鉛筆


 

 

毎日使う自分のデスク、パソコン、資料、オフィス用品はきちんと整頓されているだろうか?

 

 

NTT東日本 オフィスICTまるごと相談

http://www.ntt-east.co.jp/cgi-bin/ictsoudan/cyorei/detail.cgi?no=20130917

「仕事が絶望的に非効率化する7つの方法」より

 

デスクを汚い状態でキープする

デスクを汚い状態で保つのも効率を下げる良い方法。ストレス状態に陥りたいなら、机の上の書類は片付けてはいけません。汚いデスクは生産性を下げるのに一役買ってくれます。

 

 

朝一番、席についた時、机の上に資料が山積み。パソコンを開けば“とりあえず保存したデータ”がデスクトップ上に散乱。引き出しを開けばお菓子しか出てこない。

 

 

そんな状態では取り掛かろうとした仕事が一体どこにあるのか?

まず探すところから始めなくてはならない。

 

 

ヘビロテのオフィス用品は定位置に常に片付けておく。

PC内のデータ管理には自分なりのルールを決めておく。

机には今取り掛かっている仕事に関する資料のみを置いておく。

帰社時には明朝やるべきことをメモして帰る。

 

 

そんな小さな心がけ一つで、同じ量の仕事でも時間短縮を図ることが可能だ。

 

 

職業上やポジションの関係でどうしても机の上が常にゴミ箱状態の人もいるかもしれない。そんなときでも机の横に資料専用スペースを設ける。15分早く出社して片付ける時間をつくる、などをまずは一週間だけ試してみて欲しい。

片付いたスペースが仕事の効率化を手助けするという事実を実感していただけることだろう。

 

 

■#3 時間ではなく行動を制限せよ


 

 

ビジネスチャートとシステム手帳

 

 

仕事効率化のために当然気をつけていただきたいのが、ダラダラ時間のカット。

ダラダラ仕事をする時間は残業時間を増やすだけではなく、ミスを誘発、そして周囲にまで悪影響を及ぼしてしまうという、全くもって不必要でしかないもの。

 

 

何をしていても時間は同じように過ぎていく。

ならば自身の行動でその時間にできることを増やし、密度を上げていく努力をしていきたい。

 

 

Nanapi(http://nanapi.jp/42609/

「時間は管理できない!行動を変え、仕事を効率化する方法」より

 

 

「時間」には制約があります。

24時間、365日、決められた時間は、増やすことも、減らすこともできません。

では、どう時間をコントールし、仕事を効率化すればいいのでしょうか。

そのヒントは「時間」ではなく「行動」にあります。

「時間」ではなく「行動」を管理する

変えられない「時間」ではなく、自分の「行動」を管理するのです。

 

 

行動を管理するためには、まずは自分がすべきことを細かくスケジューリングすること。

 

 

「今日は半日資料づくり」

 

 

と大まかな予定ではなく、この予定を細分化していく。

 

 

・  ○○商事に電話し要望の確認 30分

・  パワーポイントにて打ち合わせ資料づくり 2時間

・  上司と内容の確認 30分

 

 

細かい時間配分をした上で実際仕事をやってみよう。

そうすると、予定以上に時間がかかってしまった場合はどの仕事に手を取られてしまったのか?切り詰めるべきものは何だったのか?見落としていたものはなかったのか?を把握することができ、次回以降の無駄削減にもつなげることができる。

 

 

■#4 “しないこと”を見極めよ


 

 

Garbage bin on white background


 

 

仕事だと思ってなんでもかんでも何も考えずに頑張ってしまう人。

その人は果たして本当に必要な仕事をしているのだろうか?

 

 

仕事はなんでもただがむしゃらにすればいいというものではない。

“本当にやるべきこと”と“そうではないこと”を見極めていく必要があるのだ。

 

 

Lifehacker(http://www.lifehacker.jp/2013/01/130117book-to-read.html

「「しないこと」を見極めて、仕事を効率化する方法」より

 

「予定を簡単に動かさない」「100点は最初から目指さない」「安請け合いを絶対にしない」「人の不平不満に付き合わない」「便利屋には絶対にならない」など、結果を出す人には絶対的なルールがあるのだと主張するのが、『仕事ができる人の「しないこと」リスト:「見切る」「捨てる」「断る」......結果を出す人の絶対ルール』(中島孝志著、知的生きかた文庫)。

 

 

その仕事が「割に合うか、合わないか」という視点を持ち、「しないことリスト」を使いこなすことが仕事を活性化させる。

 

 

もちろん仕事の“完成度”が大事な時もある。

しかしそれと同時に頭に入れておきたいのは“スピード”と“コストパフォーマンス”

 

 

全く予算のない仕事や、通る見込みもないコンペに全力投球し、締め切り間際連日徹夜で仕上げても、なかなかいいものができないのが現状だ。

100点満点の完璧な仕事より、80点の即レスが重要な時も多々ある。

自分自身でその80点にまでも持っていくのが厳しいのであれば、外注や社内に手助けを求めることも、仕事効率化には欠かせない。

 

 

■#5 部下から学ぶ度量も大切


 

 

打ち合わせ中の社長


 

 

あまりに仕事に対し真剣になりすぎるがゆえ“自分が一番”だと勘違いをしてしまってはいないだろうか?

 

 

いくら経験を積んでも、いくらたくさんの部下を従えていても、いくら自分に自信があったとしても、ただの“ワンマン”になってはいけない。

 

 

5セカンズ(http://the5seconds.com/making-efficient-4688.html

「仕事効率化が劇的にアップする5つの方法」より

 

上司の立場である人は、部下のアイデアや意見にきちんと耳を傾ける努力をしましょう。

部下から学ぶことを受け入れることで上司の権威失墜につながることはありません。

業界に染まっていない若い世代の人たちほど柔軟な発想がポンポン浮かんできますし、色々な仕事のやり方編み出していきます。

 

 

そんなあなたの知らないやり方に対して、素直に誉めたり、認めたりする上司は、上司自身の仕事の幅を広げることにもなりますし、相手の能力を発揮させることにもなります。

 

 

長年の経験から、“当たり前”になってしまっているやり方が一番いいとは限らない。日常のルーティーンもまだまだ改善する余地が残っているかもしれない。

そんな時、目下や目上などの地位にとらわれず新しいことを取り入れていく勇気も時には必要になってくる。部下の意見も時には尊重し能力を伸ばしていくことが、社内全体の仕事効率化になっていくのだ。

 

 

【仕事効率化は最終ゴールではない】

 

 

今回、仕事効率化のための方法を5つご紹介したが、最初にも述べた通り仕事効率化は手段であってゴールではない。あなたが効率化したことにより得られるゴール、つまり目的を忘れずにいることが、毎日の仕事効率化のためのモチベーションにもつながってくる。

 

 

仕事は時には素早く、時には質を重んじて、適したものを仕上げていかなくてはならない。ただ言われたことをやっていたのでは、歯車の一つとして心身ともに疲れきってしまうことだろう。

 

 

何事も初心忘れるべからず。

 

 

どうしたら仕事を効率化できるのか?を考えると共に、どうして仕事を効率化させたいと思ったのか?を常に念頭に置いて毎日の仕事に取り組んでみていただきたい。
 
Facebook Twitter はてな Line google+ Pocket

著者情報

転職サエコ

転職サエコ

大学卒業後、お堅い年功序列会社に入社。締切に追われる残業生活の中、仕事のノウハウと世の中の厳しさを知る。30歳目前、キャリアアップを図り若いベンチャーへ転職。とにかく人と話すのが好き。趣味は旅行。仕事は楽しく!をモットーに、新しいことに挑戦するのが大好きな現役グラフィックデザイナー。

今の仕事の満足してますか?新しいキャリアのために情報収集しましょう!

転職するにせよしないにせよ、キャリアに対してしっかりと向き合うことで仕事に対するモチベーションをアップすることが出来ます。まずは自分自身の経歴やスキルを棚卸した上で、特徴にあった求人サイトや転職エージェントを探して登録してみましょう。

変化と不確実性の高い現代におけるリスクマネジメント方法を徹底解説します。

本転職マニュアルは単なる転職ハウツーではなく、

これからの変化が激しい時代に柔軟に対応するために
欠かせない、「キャリアを築いていく」

という視点を持った実践的な転職の戦略を紹介しています。

AsLinkWorkを購読する

記事に紐付いているカテゴリ

記事に紐付いているタグ

ランキング

  • 転職求人サイト
  • エンジニア転職エージェント
  • 看護師転職エージェント
  • 派遣会社
follow us in feedly
page