徹底攻略!効率的な会議を開く方法“準備~進行~終了後”総集編の詳細

徹底攻略!効率的な会議を開く方法“準備~進行~終了後”総集編

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会議にかける時間が仕事をしている時間より長い。


会議をしたのにも関わらず、以前となんら状況が変わっていない。

 

 

今までにそんな“無駄会議”に出席したことはないだろうか?

 

 

そもそもこの会議がなんで開催されたのか?

会議に呼ばれた参加者は適切だったのか?

会議終了後、各々がやるべきことは何なのか?

 

 

これらを明確にできない会議は、ただの集まりでしかない。

有意義な会議は仕事の生産性をグンとアップさせる。

無意味な会議はただ時間を浪費させる。

 

 

今回はそんな無駄を省いた有意義な会議を進める方法をお伝えしたい。

 

 

■会議の基本は下準備から


 

 

Meeting room


 

 

まずは会議を開く前に必ず決めておかなければならない事がある。

 

 

Lifehacker(http://www.lifehacker.jp/2014/05/140513how_to_meeting.html

「もう絶対に守ってほしい 会議・鉄の掟」より

会社で会議を開く前に決めなければならないのが、日時(when)、参加者(who)、目的(why)の3Wです。4つ目のWである場所(where)は、社内の会議室であれば考えなくてよいでしょう

 

 

# 日時(when

 

 

これは定例会議であれば、○曜日の○時~と決めてしまっておくのも一つ。あらかじめ週一程度で会議をしているのであれば、決まった曜日にしておく方が全員の都合がつきやすい。

 

 

会議に集中してもらうために、わざと定時間際に全員起立で行う、という会社も存在する。朝一、集中力のある時間に各々の仕事を行い、疑問点や相談しておきたい点を蓄えておく。そして帰社間際、一気に集中してその日の報連相を行い日々の進捗を確認し合うタイプだ。

 

 

どちらの場合にしても絶対に決めておきたいのは、「何時から何時まで」というピリオド。「何時から」と終わる時間を無制限にしておくとダラダラ会議の元となる。

 

 

# 参加者(who

 

 

会議に出席する人数は少なければ少ないほどいい。

 

 

Lifehacker(http://www.lifehacker.jp/2014/05/140513how_to_meeting.html

「もう絶対に守ってほしい 会議・鉄の掟」より

特定の人物を招集するのではなく、情報伝達のためだけに誰かを参加させるタイプの会議がよくあります。そんな人を呼ぶぐらいだったら、議事録を送れば十分。貴重な時間を割いてまでその場にいてもらう必要はありません。

・ここにいる全員が、目的を共有しているか。

・決断を下すつもりがあるか。

・会議終了後、自分は何かの役割を割り当てられるのか。

 

 

なんとなく出席しているだけの人は、その合間に仕事をしている方がよっぽどいい。意識の低い人間が混ざればそれだけ会議の質も落ちてしまう。個々全員が会議を動かすくらいの気持ちで出席しないと有意義な会議とはならないのだ。

 

 

# 目的(why

 

 

会議の最終目的、すなわち、どうしてこの会議が開かれているのか?会議中に決めるべきことは何なのか?を全員が把握していないと会議は始まらない。

 

 

誠(http://bizmakoto.jp/bizid/articles/0611/06/news083.html

「第3回 この会議のゴールを知っているか?」より

開口一番、社長が聞いてきたのは「この会議のゴールは何ですか?」です。虚をつかれる質問にうろたえて、「ゴール。会議のゴールって何ですか?」と聞き返すとと、彼は微笑んでこう答えました。「その会議が何を達成したら成功裏に終了したことになるのかを定義することです」

 

 

会議に出席する全員がこの目的を理解しておくことで、会議の円滑度が全く変わってくるのだ。では次にその意識共有のために欠かせない“アジェンダ”についてお話したい。

 

 

■たった5分の準備が会議を変えるアジェンダの重要性


 

 

今やビジネス用語として定着しつつある“アジェンダ”

計画や予定表を総称して指す言葉だが、特に会議の場合は先ほどの「日時」「参加者」「目的」「場所」をしっかり明確化したものを用意しよう。

 

 

Time management


 

ささびず(http://sasakitakashi.biz/2012/06/29/meeting-agnda/

「たった5分で効率化!アジェンダが会議を変える」より

「会議が多すぎて仕事にならない」というのはビジネスマンの決まり文句ですが、苦情を言ってみたところで何も変わりません。会議漬けの悪循環から脱したいのなら、会議の時間を短縮し、更に一つ一つの会議の成果を大きくするよう自ら仕掛ける必要があります。とは言え、そんな大袈裟なことではありません。会議の前に5分でアジェンダを準備する。これだけで会議の効率は驚くほど変化するのです。

 

 

アジェンダをつくるのにまた半日もかかっていては、仕事がいつまで経ってもはかどらない。アジェンダは必要最低事項をサッと書き込むだけでOK。会議の前日に参加者全員にメールで送信。参加者に会議をリマインドさせると共に、目的の事前共有を図ろう。そしてこのアジェンダは“議事録”とリンクさせることでもより価値のあるものとなる。

 

 

【アジェンダをつくるポイント】

 

 

Nanapi(http://nanapi.jp/37317/

「会議の無駄をなくす!正しいアジェンダの作り方」より

1.         どのようなアクションを取るべきか明記する

各テーマでどのようなアクションを取るべきかを書いておくと、参加者はそのアクションのための準備をしやすくなります。

 

 

2.         テーマの中で何をやるのかを書く

報告すべきことは何なのか、決定すべきことは何なのかの共通認識を持っておきましょう。

 

 

3.         時間を設定する

内容が決まったら、そのテーマに使える時間を決めます。時間を決めておかないと、会議は長引きがちです。会議当日はタイマーなどを使って管理しましょう。

 

 

4.         今後すべきことをまとめる

最後の議題として今後のアクションをまとめます。この会議を通して決まったことを確認し、参加者それぞれが今後どんな行動をしたら良いのかを確認します。

 

 

会議の目的をアジェンダに羅列しておけば、空いたスペースに会議で決まった事項を書き記していくだけで、アジェンダは議事録へと変身する。真っ新な紙に議事録を取るよりも時間短縮ができ、そして目的がずれていないことが目視確認できるアジェンダは会議前だけでなく、会議後も有効な資料となるのだ。

 

 

■会議を順調に進行させるために


 

 

ホワイトボードと働く女性


 

 

まずは進行役がしっかりアジェンダ通りに会議を進めていくこと。

アジェンダを会議の始まりに大きな声で読み上げ全員の意識共有を図るのもいい。

時間厳守のために、時計は見やすい位置に置いておく方が緊張感を保つことができる。

 

 

Lifehacker(http://www.lifehacker.jp/2010/01/100106google6.html

「現役員が語る、Google式会議効率化の6つの法則」より

Googleの会議は大きいタイマーをプロジェクターで映し出すことで知られているが、これは会議に集中させるために一定の効果がある。

 

 

当然遅刻者がいても時間厳守で会議はスタートさせた方が良い。毎回遅れてくる人を待っていると、会議の開始時間がだらけた雰囲気になってしまう。そのためにも会議は短時間が効果的なのだ。会議が3時間も4時間もあったのでは最初の30分くらい遅れてしまってもいいか、という人間心理が働いてしまう。最初の10分を聞き逃したらもうついていけないくらいのスピーディーさが大事なのだ。

 

 

進行役は重役やその場の最年長である必要は全くない。議題において公平な立場にある人間に淡々とやってもらう方が進行役として適任である。

 

 

そして会議中、無駄な時間を減らす手段として、発言の仕方に制限を設ける方法がある。

 

 

Lifehacker(http://www.lifehacker.jp/2014/05/140513how_to_meeting.html

「もう絶対に守ってほしい 会議・鉄の掟」より

「個人的には~」発言を避ける

YahooのCEOであるMarissa   Mayerさんは、Businessweekにおいて、会議では個人的な選択よりもデータの増幅の方が大事であると語っていました。そうすることで、個人的なひいきや好みを排除できるというのです。

Mayerさんは、会議中の「私はこちらのデザインの方が好きです」といった、「個人的にはこう思う」発言を禁止しています。それよりも、「サイトで実験を行った結果、こちらのデザインの方が10%注目を集めることがわかりました」という発言を推奨しているのです。

 

 

会議で個人的な意見を聞いている暇はない。

一体どんな情報による下調べがされたものか?どうやって裏付けできるものか?それをどう反映させていくことができるのか?を具体的かつ現実的に考えていく発言は、会議の結論を促進させ、有意義な答えを導き出す場合が多い。

 

 

意見の出にくい質問は、より具体的な質問事項とすることで参加者も考えをまとめやすい。誰も挙手がなければ進行役はどんどん指名し、沈黙時間を短くしていくのも会議を活発化させる有効な方法だ。

 

 

■終了後。会議をより有意義なものにするために


 

 

建設会社のイメージ


 

 

会議が終われば「ハイ終了」ではない。

これからこの会議で決まったことを誰がどうしていくのか。ここでまた意識共有が必要となってくる。

 

 

Lifehacker(http://www.lifehacker.jp/2014/05/140513how_to_meeting.html

もう絶対に守ってほしい「会議・鉄の掟」より

会議が終わったら、参加者が何を持ち帰ったかを把握し、今後の計画を立てることが必要です。

 

 

1.次にとるべきステップは何か?

2.誰がやるのか?

3.いつまでにやるのか?

 

 

議事録を取っていない場合、参加者全員にこれらの質問に答えてもらい、それを記録して共有します。そうすることで、全員の認識を揃えられるだけでなく、覚えていないという言い逃れができなくなるので、責任感を持たせることができるのです。

 

 

会議終了時、参加者一人ひとりに、今後の予定を把握しているかどうかを確認します。1人当たり30秒もあれば十分。たいていの場合、いくつかの抜けが発見されるでしょう。これには、責任感を育ませるという効果もあります。自分の同僚の前で自分の今後の予定を明言することで、自分で最後までやり抜くことができるようになるのです。

 

 

会議終了時には役割分担や結果の共有を行い、その後どうなったかを報告できる次の会議日時を決めておくのもいいだろう。

会議はその後の結果が伴って初めて有意義なものと言えるのだ。
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著者情報

転職サエコ

転職サエコ

大学卒業後、お堅い年功序列会社に入社。締切に追われる残業生活の中、仕事のノウハウと世の中の厳しさを知る。30歳目前、キャリアアップを図り若いベンチャーへ転職。とにかく人と話すのが好き。趣味は旅行。仕事は楽しく!をモットーに、新しいことに挑戦するのが大好きな現役グラフィックデザイナー。

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