仕事をお願いする人はやっている、上手な頼み方のコツ6か条プラスα!の詳細

仕事をお願いする人はやっている、上手な頼み方のコツ6か条プラスα!

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ビジネスウーマン 謝る 


 

     

仕事をしていく上ですべての事を、最初から最後まで自分で処理するということは少ない。

 

 

大なり小なり何かしら人に頼ったり、協同で行ったり、もしくは逆に手伝ってあげたり。一つの仕事に何人も関わっていくことが社会の中では多くある。

 

 

そんな中、仕事の割り振りが上手な人。うまく周りを巻き込んで仕事をしている人がいる。

 

 

仕事を周囲に分担し、効率よく仕事を片付けているタイプだ。

 

 

実は“仕事を頼む”“仕事を振る”こと自体が苦手という人も少なくない。

 

 

「自分が残業すれば終わるのに、誰かに仕事を押し付けるのが悪い」

「頼んで断られたら嫌だ」

「そもそもどうやって頼めばいいのか分からない」

 

 

変に責任感の強い人ほど、頼むこと自体に何かしらマイナス面を感じることがある。

 

 

しかし、人に仕事を頼むのは必ずしも悪いことではない。要はその頼む相手、頼み方、頼む内容によっては頼まれる側は嫌に感じるどころか、喜んで引き受けてくれる場合すらもあるのだ。

 

 

仕事を全部自分でやろうとすれば時間もかかる。得意分野を持つ人に分担したり、育てていくべき後輩に仕事配分することも、仕事ハッカーとしては欠かせないこと。

 

 

今回はそんな「人への仕事の上手な頼み方」を特集する。

 

 

 ■お願いするときは頼み方が肝心


 

 

Designaholic(http://designaholic.cc/2011/01/6.html

「仕事を上手に頼む人はやっている。頼み方の6つのコツ」より





 
 

  1. 仕事の期限はきちんと時間で指定する。

  2. 作業の目的をきちんと伝える。

  3. リマインドをしてあげる。

  4. 選択肢を用意してあげる。

  5. なぜ仕事を頼むのかを伝えてあげる。

  6. まとめメールを送る。



  7.  
  8.  

 

 

 会議中


 

 

 1.仕事の期限はきちんと時間で指定する

 

 

誰かに仕事をお願いしたいとき。

当然期日は伝えないとならない。締め切りにかなり余裕があるものであればいいかもしれないが、そんないつでもいい仕事もなかなか存在しない。

 

 

例えば、明後日クライアントに提出しなければならないものであれば、

「明日の午前中には仕上げて欲しい」

 

 

と具体的な時間まで指定しておくのがいい。ざっくり「明日」とお願いしたら、夜中の23時だってその日なのだ。ガッツリ残業して仕上げてもらったものを徹夜でチェックしなければならない事態を避けるためにも、余裕を持った時間指定期限がベター。

 

 

 2.作業の目的をきちんと伝える

 

 

例えばプレゼン資料の作成をお願いするとき

 

 

「とりあえずプレゼンの資料的なの作って」

「○○商事に今度初めて打ち合わせに行くんだけど、そのときに広告の重要性がわかりやすく説明できるようなプレゼン資料を作ってくれない?」

 

 

両者の頼み方を比較してみると、後者の方が“目的”をしっかり伝えていることはお分かりだろうか?ただただ「やって」ではなく、その仕事がなぜ必要なのか?誰に対して提出するものなのか?どういう点に気を配って作ってもらいたいのか?を伝えると、仕事する側もグッと仕事がしやすくなる。

 

 

 3.リマインドをしてあげる

 

 

特に頼んだ仕事に締め切りまで余裕がある場合。

 

 

「進捗状況どう?」

「○日までってお願いしたけど、大丈夫そう?」

 

 

と、頼みっぱなしにするのではなく、リマインドしてあげる。

 

 

口頭で打ち合わせしただけなら、メールを一通送っておく。メールでやり取りしているなら、会った時にさりげなく確認してみる。やりすぎはウザがられる原因になるだけだが、相手がうっかり忘れていたのを締め切り日まで気づかない、なんて最悪な状況は絶対に避けたい。

 

 

 4.選択肢を用意してあげる

 

 

これもリマインドに若干近いものがあるが、仕事の振りっぱなしは厳禁。

 

 

「分からないところがあったらいつでも連絡して」

「○日〆が厳しそうなら、他にも手空いてるか聞いてみるよ?」

「この分担でいけそう?」

 

 

と、相手の立場に立った選択肢を用意してあげること。

 

 

頼みっぱなし、言いっぱなしだと、次からもう誰も頼みごとなんて聞いてくれない。

 

 

 5.なぜ仕事を頼むのかを教えてあげる

 

 

「○○さんは仕事が早いから」

「△△くんはこういう形の資料づくり、本当に上手だから」

 

 

と数ある社員の内、なぜあえてその人を選んだのか伝えてあげること。

 

 

褒められて悪い気のするヤツはいない。相手の長所を伸ばしてあげるためにも、いいところはどんどん言ってあげよう。

 

 

 6.まとめメールを送る

 

 

大量の仕事は、頼まれた方が混乱しがち。

 

 

途中キリのいい段階で、進捗状況や残りすることリスト、承認済みの仕事などをまとめてあげると、作業している側も残り仕事時間の目処が立てやすい。

 

 

メールには既に終わった仕事の感謝の意や、出来栄えについての感想などを付け加えてもOK。特によく仕上がっているものに関しては、とても満足していることを伝えることで、相手もあなたの求めている仕事レベルが測りやすい。

 

 

 ■頼みごとは断られて当然。強い精神を持て!


 

 

当然すべての頼みごとが受け入れられることはない。だからこそ、頼むのが苦手、という人は、下記を読んでみてもらいたい。

 

 

 ビジネスウーマン


 

 

役立つ仕事術(http://04goto.com/?eid=1429

「頼み上手は仕事上手」より





 
誰でも断られるのは恐いので、頼むことに遠慮をしがちですが、大偉業を成し遂げた人ほど、頼むことがとても上手なものです。

 

 

断られることは恥ではありません。頼んだ時の相手の反応の一形態です。

 

 

「断られたらどうしよう」と恐れるより、「受け入れてもらえたら万々歳だ」というくらいの気持ちの方がいいのです。その方が、頼まれる側にしても、依頼をおどろおどろしく聞かなくてもすむので、じっくり話を聞く余裕を持てます。

 

 

頼み上手は仕事上手。

 

 

頼むことを鼻からあきらめて、自分で自分を否定することがないようにしましょう。

 

 

誰にだってほかの仕事を受け入れる余裕がないとき、タイミングが合わないときはある。頼みごとをするとき、断られて凹む必要は一切ないし、そもそも頼む前から“断られたとき”の心配をするなんてもってのほか。

 

 

誠心誠意を前面に出した「お願い」こそ受け入れられやすく、仮に断られても次に行く、もしくは次回お願いすればいいだけの話なのだ。

 

 

 ■なんで私ばっかり?仕事が偏るあなたはこう見られている!


 

 

「なんでアタシばっかりこんなに仕事が増えてくの?!」

 

 

と憤りを感じたことはないだろうか?

 

 

なぜか仕事を頼まれる頻度が高い。

 

 

周りは暇そうなのに、なぜか自分の席には常に仕事が山積み状態。

 

 

そんなあなたはズバリ“デキる人”という称号を与えられている確立が非常に高い。

 

 

 バリバリ仕事をこなすサラリーマン


 

 

中小企業の一位つくり

ランチェスター戦略経営なら株式会社フォスターワン

http://www.foster1.com/article/13784742.html)「忙しい人に仕事を頼むワケ」より 





 
仕事は忙しい人に頼むのが一番だ忙しい人ほど仕事が早い

暇な人ほど仕事が遅い

忙しい人は仕事をスグに片付ける

時間を無駄にしない

大切なことにサッと取りかかり

今すぐに終りにする

人の役に立つことをサッとやれば

充実感に満たされる

それをモチベーションに

忙しい人はサッササッサと仕事を片付けてゆく

その毎日が、さらに仕事を早くする

仕事を早くするトレーニングを毎日続けているようなものだ

 

 

だから、忙しい人は仕事が早い

だから、忙しい人に仕事を頼むのだ

  

 

やはり仕事を頼む側も、少しでも早く少しでもいいものを仕上げたい、という想いから、ついつい“暇そうな出来ない人”よりも“いつもなんとかしてくれるデキる人”に頼みたいのだ。

 

 

だからいつも仕事を頼まれ締め切りに追われているあなたも、これは頼られている証拠でもある。そう思って楽しく仕事をこなしてしまえるレベルになれば、あなたはもう十分仕事ハッカー。

 

 

 ■目指すは頼られる人。頼まれる人ではない


 

 

何でもかんでも言うことを聞いている場合じゃないときだってもちろんある。“断り下手”でつい仕事を抱えてしまうタイプだ。

 

 

ブラックビジネスマニュアル(http://www.bbmanual.net/contents/shanai/02/03.htm

「頼りにされる人と、頼みやすい人は違う」より





 
頼みやすい人とは、何を頼んでも「はい、はい」と二つ返事で、代わりにやってくれる人のことです。頼みやすい人には、 自分でもできるけど面倒くさい仕事(=雑用)などがたくさん舞い込んできます。何しろ、断らないのですから、次から次へと頼まれてしまいます。

 

 

自分の仕事だって当然片付けなければならない。そんなときは、本当にすべき仕事をそうでない仕事をしっかり見極め、そうでない仕事を“断る”ことをしていかなくてはならない。

 

 

上司から言われる頼みごとなんてなかなか断りにくい。

 

 

NOと言えない性格で・・・

 

 

苦悩するビジネスマン


 

 

特に新入社員だとなかなか断るのにも勇気がいる。しかし“頼みやすい人”はそんな小さな日々の積み重ねで出来上がってしまったりするものだ。

 

 

次回は、そんなやさしい性格の持ち主のために「頼まれ事を上手に断る方法」を紹介する。

 
 
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著者情報

転職サエコ

転職サエコ

大学卒業後、お堅い年功序列会社に入社。締切に追われる残業生活の中、仕事のノウハウと世の中の厳しさを知る。30歳目前、キャリアアップを図り若いベンチャーへ転職。とにかく人と話すのが好き。趣味は旅行。仕事は楽しく!をモットーに、新しいことに挑戦するのが大好きな現役グラフィックデザイナー。

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