これであなたもメールの達人。ワンランク上を目指すビジネスマナー6選の詳細

これであなたもメールの達人。ワンランク上を目指すビジネスマナー6選

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 attractive asian women using smart phone in the room


 

 

メールのやり取りだけでも分かる人には分かってしまう“仕事がデキる人”と“デキない人”

 

 

今回は、メールを素早く送るための基本設定から、気をつけたいビジネスマナー。

 

 

更に、ちょっと上級者向けのメール術を様々なパターンから解説!

 

 

 ■#1 まずはここから。スピードアップのための基本設定


 

 

3d small person in workwear and notebook.


 

 

毎日送るメールだからこそ、正確かつ素早く。

 

 

パソコン&メール機能をうまく使って、システム化するところからスタート。

 

 

U-NOTE(http://u-note.me/note/47486435

 

 

「ビジネスメールを使うなら絶対にやっておくべき3つの基本設定」より

 

 





 
1.署名 

 

 

2.単語登録

 

 

3.フォルダ分け

 

 

1.署名

 

 

友達に送るメールじゃないんだから、メールの最後には「差出人のフルネーム、会社名、部署名、住所、電話番号、FAX番号、メールアドレス」を載せるのは必須。毎回同じことをいちいち入力する手間を省くために“署名”としてメールに登録すること。

 

 

2.単語登録

 

 

メールで毎回使う同じような“定型文”

 

 

「いつもお世話になっております」

 

 

「今後共何卒よろしくお願いいたします」

 

 

こんな文章はPC単語登録機能を使って、頭文字を打っただけで全文出てくるようにしておけば時間短縮にも効率的。

 

 

3.フォルダ分け

 

 

仕事効率化のためにしておきたい3つ目が、この“フォルダ分け”

 

 

“重要フォルダ”と“処理済みフォルダ”に分けて、未返信のメールを分かりやすく分類しておくのもOKだし、事業ごとに分けるというのもアリ。あんまりにフォルダの数が多すぎて全部をチェックするのに時間を割いてたら元も子もないけど、しっかり分けたいのであれば未返信メールは“重要フォルダ”、返信済みメールは各事業ごとのフォルダっていうふうに、自分自身が分かりやすくなるようなフォルダ分けはメールの整理にとても効果的。

 

 

 ■#2 電話ではなく、あえてメールで


 

 

パソコン入力


 

 

相手先に連絡したい場合。

 

 

「直接訪問」「電話」「メール」「FAX」といろんな方法が考えられるけど、“メール”はどんな時に使うのが一番適切なのか?

 

 

<出典:これから10年 年収が下がる人上がる人(松宮義仁著)より抜粋>

 

 





 
稼げない人は、とにかく電話をかけたがります。確かにメールやソーシャルメディアのメッセージ機能でやりとりするよりも、電話なら直接相手と話すことができるので、用件を伝えれば相手の返事をその場でもらえます。電話をかければ、用事は一発で解決します。しかし、電話というものは、用事があるほうのタイミングでかけるので、相手の貴重な時間を奪ってしまう可能性があります。    

 

 

相手の状況を無視して、自分勝手に連絡をしてしまう人は、できる人とは言えないでしょう。かけるほうはいいですが、相手はいつかかってくるかわからないので、仕事が立て込んでいるときなどは、はっきり言って迷惑です。また、かけるほうにとっては優先順位が高い用件だとしても、受けるほうにとってはそうであるとは限りません。

 

 

電話と違って、メールは相手の仕事を突然邪魔することはありません。こちらの用件を文章で伝えて、相手の都合のいいときに、返事をしてもらうというのがメールの仕組みです。

 

 

仕事中いきなり予期しない大した用事でもない電話がかかってきたおかげで仕事が中断して、イライラした経験ってない?そんな同じ想いを相手先にも味わわせてしまうのはビジネス人としても失格。よっぽど急を要するものや、相手が出先でメールチェックできない状態が分かっている時以外は極力メールでのやり取りがベターね。

 

 

メールの利点として“履歴が残る”ってこともあるの。

 

 

相手も電話で受け答えしてたらあとから忘れてしまうかもしれない。そんな時メールであれば電話口で相手にメモを取らせる必要もなく、互いのやり取りをのちのちしっかり確認することもできるわね。

 

 

 ■#3 超基本。ビジネスメールの送り方


 

 

これが正解!という決まりがないからこそ難しいビジネスメールの書き方。

 

 

でもある程度のフォーマットは存在するわ。

 

 

【基本的なメールの構成例】

 

 






 
「新企画の打ち合わせについて」○○株式会社営業部鈴木一郎様 

 

お世話になっております。

AsLinkの山田です。

 

 

先日の打合せありがとうございました。

○○様をご紹介いただきましてありがとうございました。

 

 

来週にも新企画の方向性がご連絡できるように、早速打ち合わせを進めております。

 

 

ご要望等ございましたら何なりとお申し付けください。

何卒よろしくお願いいたします。

 

 

===============================================

山田花子 <hanako-yamada@aslink.co.jp>

株式会社 AsLike 企画部

〒106-8630 港区西麻布○-○-○

電話 03-3403‐○○○○ FAX 03-3403‐○○○○

==============================================
← ① 件名(注1)← ② 宛名(注2)   

← ③ 挨拶(注3)

 

 

 

← ④ 本文(注4)

 

 

 

 

 

 

 

← ⑤ 結び(注5)

 

 

 

  ← ⑥ 署名(注6)

 

 

 (注1)件名は基本的に文章全体の要約。相手からきたメールに返信するのであれば「Re: 相手からのタイトル」というように返信するだけで、相手先もどのメールに対する返信かタイトルを見るだけで分かる。その場合相手先との事前のやり取りはあえて消さずに、署名の下にそのまま残しておくほうがベター。

 

 

 (注2)相手先の名前はもちろん、会社名、もし分かれば部署名や役職をつけるのも丁寧でOK。

 

 

 (注3)自分の名前と会社名は一番最初に名乗ること。

 

 

 (注4)相手への気遣いとして一文加えるだけで、グッとメール達人度がアップ。

 

 

 (注5)このあたりの決まり文句は単語登録しておくと便利。

 

 

 (注6)相手が自分の連絡先を既に知っていようとどうだろうと、署名として連絡先一覧を載せておくことはビジネス常識。

 

 

 ■#4 メールを送るための大切なポイント


 

 

メールだってただ闇雲に送れば言い訳じゃないわ。

 

 

では一体どんなことに注意すればいいのか?

 

 

U-NOTE(http://u-note.me/note/47485953?page=2

 

 

デキる仕事人は電話よりもメールを使う~ビジネスにおけるメールの役割とメールを送る際の注意点~より

 

 





 
1.送る回数は最小限に

2.本文は短く簡潔に

3.見たらすぐ返信する

4.HTML形式は送らないように

5.電話で確認する

 

 

  1. 送る回数は最小限に


  2.  

 

 

忙しいビジネスパーソンは一日に届くメールの数も膨大。そんな中、同じ宛先から何件もメールが届いてご覧なさい?大事な要件ですらめんどくさがられて終わり。メールを送るときは必要要件に書き漏れはないか?一度目を通してから送信ボタンをクリックしてね。

 

 

2.本文は短く簡潔に

 

 

メールは短文が基本。「結論」→「理由」→「詳細」の順番に書くと相手にも言いたいことが伝わりやすい。相手に理解してもらえるってことはそれだけ早く返信がもらえる可能性も高まるの。

 

 

3.見たらすぐ返信する

 

 

「あ、この人、仕事できるんだろうな」って思う9つの瞬間

 

 

http://blog.sixapart.jp/2013-04/nine-moments.html

 

 

でも紹介されているように、メールのレスの速さと仕事能力は、ほぼ比例する、と言われてる。せっかちな人が多い今の時代、メールが届いてから何日も待たせちゃ相手だってどうしていいのかわからない。相手の要求に対して自分がどうできるのか?できないのか?少しでも早く返信することはメール達人への近道よ。

 

 

4.HTML形式は送らないように

 

 

メールの主目的は“相手先に要件をしっかり伝えること”

 

 

文字の装飾なんて無駄なだけだし、そのおかげで相手先のPCに肝心の要件が表示されなかったらメールを送る意味がないわね。

 

 

5.電話で確認する

 

 

どれだけ待っても返信が来ない・・・。そんなときはすぐさま電話。

 

 

もしかして相手先のメール設定のおかげで迷惑フォルダに入っちゃってるかもしれないし、出先でメールが確認できていないかもしれない。

 

 

電話よりメール!って言ったけど、メールが届いたかどうかの電話はかけて。ただただ待ってるのは時間の無駄。

 

 

ところで

 

 

「メールの開封確認」機能を利用してる人がいるけど、これはちょっと気をつけて!

 

 

日経PLUS1のインターネット調査によると

 

 





 
「メールでの開封確認要求」についてどう感じるか?  

 

 

● とても不愉快 ・・・184名 

 

 

● やや不愉快 ・・・171名

 

 

● あまり気にならない ・・・106名

 

 

● 全く気にならない ・・・37名

 

 

実は7割近い人が、開封確認要求を「不愉快」と感じてるの。

 

 

相手先が読んだかどうか確認したいのであれば、メールの開封確認機能を使うより、コミュニケーションがてら短い電話一本入れるほうがよっぽどいい。

 

 

 ■#5 今さら恥ずかしくて聞けない。送信先のメールマナー


 

 

メールの宛先に「宛先」「CC」「BCC」があるのは知ってるわよね?

 

 

驚く女性


 

 

日本経済新聞

 

 

http://www.nikkei.com/article/DGXNASFK1702Z_X10C11A6000000/?df=2

 

 

「こんなCCやBCCは身を滅ぼす」より

 

 





 
「CC」欄はメールの内容を「参考までに知らせたい人」を指定するところである。例えば取引先との打ち合わせが予定されているときに、部下も同行する旨を先方に伝えたいなら「CC」欄を使うといい。その場合、取引先を「宛先」欄に入れると同時に、部下を「CC」欄に入れておく。これであなたは部下に情報を伝えられると同時に、取引先に対しては「部下にもこのメールを送りました」という情報が伝わる。また、取引先が「全員に返信」した場合、部下にもメールが届くので情報共有もできる。    

 

 

対してBCCは「こっそりあなたにも報告しますよ」といういわば“内緒話”。受信者側では、BCCのアドレスは一切表示されない。なので、お客様への返信メールを上司に報告する際は、上司をBCCに入れるのが鉄則だ。お客様と上司には、宛先をお客様とした同一のメールが届く。

 

 

状況や場合に応じてこの「CC」「BCC」を使い分けていけば、いちいち別のメールを送信する必要もないし、仕事時間短縮にもつながるわ。

 

 

特に気をつけたいのは、「BCC」で送るべき相手に「CC」で送ってしまうこと。全く面識のない人同士を「CC」に入れるとただの個人情報漏えい。もらった方も気分が悪いわ。

 

 

また気をつけたいのが“自分がBCCメールを受信した時”

 

 

「全員に返信」としてしまうとせっかくメールを送った相手は内緒で送ってくれたメールなのに、その返信によって知られるべきではない相手にあなたの返信が読まれてしまう可能性も。メールの中身だって立派な情報。うかうか漏らしてしまうことのないように気をつけてね。

 

 

 ■#6 上級編 添付ファイルのススメ


 

 

メールに必要書類を添付する場合。

 

 

ウェブソク(http://news.7zz.jp/web/76.html

 

 

「知らないと恥ずかしいビジネスメールの書き方」より

 

 





 
インターネットの普及と共に回線が速くなっておりますので、昔と違いある程度の容量のファイルでも送受信できてしまいます。しかしまだ受け付ける添付ファイルが少ない会社も多く、添付ファイルは5MBまで目安に送信しましょう。それより多い場合は、オンラインストレージサービスか、自身のレンタルサーバなどにアップロードして、ファイルのアドレスをメールに貼り付けて送信すると良いと思います。  オンラインストレージサービス: 

 

 

Giga File便 http://www.gigafile.nu/v3/

 

 

容量無制限(1ファイル2Gまで)のファイル転送・7日間保持

 

 

届かない重すぎるメールは送信しても意味がない。相手に届く、相手が開けるメールにする事が大前提。他にも「宅ファル便」(http://www.filesend.to/)とか大きなデータを送れるフリーサービスは色々あるわ。

 

 

そして気を配りたいのは添付ファイルの形式も。

 

 

もし変換が必要なソフトウェアで作成したようなデータであれば、汎用している拡張子に変更してから送信したり、データが多くて圧縮している場合はその旨伝える一文を添えてあげたり、そんな相手を思ったちょっとした心掛け一つが大切。“送って終わり”じゃなくて、相手がそのファイルを開くところまでイメージ。そんなワンランク上の気遣いができるメールの達人を目指しましょう!

 

  
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著者情報

転職サエコ

転職サエコ

大学卒業後、お堅い年功序列会社に入社。締切に追われる残業生活の中、仕事のノウハウと世の中の厳しさを知る。30歳目前、キャリアアップを図り若いベンチャーへ転職。とにかく人と話すのが好き。趣味は旅行。仕事は楽しく!をモットーに、新しいことに挑戦するのが大好きな現役グラフィックデザイナー。

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