仕事効率化!デキる人のPC内データ整理術4ヶ条の詳細

仕事効率化!デキる人のPC内データ整理術4ヶ条

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     OKする若い女性


 

 

1人1台。会社用PCの支給がほぼ当たり前の今。
毎日のメールチェックに始まり、顧客のデータ管理、見積作成、写真整理、ソフトウェアの活用、仕事をする上でありとあらゆるコトに欠かせない媒体であるパソコン。最近では外回りの人にはタブレットやスマホが支給されている人も多く見かけるわ。

 

 

そんなパソコンの中身は、言ってみれば“その人の仕事そのもの”
机が常に散らかっている人の大半が仕事も効率的に出来ていないのと同様、パソコンの中身も散らかっていれば当然仕事のペースも下がるだけ。

 

 

良いデータ管理は、仕事を何倍にも効率化させ、周囲からも“デキる人”と評価アップにつながる要因の1つ。
今回は、すぐにでも始められる“デキる人のパソコン整理術”を大公開!

 

 

 ■#1 大前提はまずルールづくり


 

 

「あのファイル作ったはずなんだけど、どこに保存したっけな~」
パソコン内が整理されていないとついこんな状態に陥りやすく、ファイルを探す時間も、見つからない時に作り直す時間も、また似たようなファイル名でごちゃませに保存する時間も、そのすべてが“無駄時間”

 

 

部屋の片付けにも言えることだけど、まずは「どういうものを」「どういう場所に」「どういう形で」整理していくのか、自分のルールを確立させることからスタート。

 

 

FUJITU-散らかる原因は、ルールが決まっていないこと-
https://azby.fmworld.net/usage/closeup/20120404/

 

 

ビジネスイメージ―ファイルと資料


 

 

新しく作っていくデータをマイドキュメントに入れていくのか、Dドライブにフォルダを作っていくのか、外付けハードディスクにコピーも保存していくのか。
そしてそのフォルダ分けは施主別なのか、事業別なのか、ファイル形式別なのか。あまりにフォルダが多すぎると、そのフォルダを検索するのにまた一苦労。フォルダツリーは、あんまり何十階層もしすぎると自分がそのルールに従うことすらしんどくなってくる可能性もあるからせいぜい5階層程度がおススメ。

 

 

ルールは“Simple is the Best”
まずは普段自分がどんなデータを扱う仕事が多いのか?一覧に書き出して、どういうフォルダ分け、フォルダツリーがいいのか考えてみよう。

 

 

まずは大きな枠でルールをつくり、その後フォルダ内の小さなルールを決めていく。そうすればあとはデータをそのルールに従って保存していくだけ。なんとも簡単でしょ?

 

 

 ■#2 ファイル名は短く!内容+日付(プラスα)が基本


 

 

膨大な量のデータやファイル。
顧客に提出する見積や、仕事状況の撮影写真、CADソフトで作成した図面データなんかの管理で、大きくフォルダ分けしたら次に大事なのは“ファイル名”
大原則は「誰が見ても分かりやすいもの」であること。

 

 

ビジネス文書 ファイル


 

 

例えば見積書のファイル名
見積書その1
見積書その2
見積書その3

 

 

こんな名称じゃ、一体どこの見積なのか?いつ作った見積なのか?新規に作成したものか、もしくは改定したものなのか?さっぱり伝わらない。

 

 

「どの物件に対して」「いつ」作成したものか、をファイル名に入れるのがまず基本。

 

 

転職サイト新規事業_20140425
転職サイト新規事業アフィリエイト_20140423
転職サイト新規事業画像処理_20140420

 

 

上記のように、パッと見て「何に対して」の見積かひと目で分かるようにしておくこと。他のサイトでも「見やすいファイル名の付け方」ってたくさんあるけど、みんなの結論は右並びに同じ。「内容」と「日付」がマスト。

 

 

ファイル名はいわば“タグ”みたいなものなの。
ファイルの中に入れてある情報のポイントをピックアップしてつけておくと、仮に自分以外の人がファイルを検索することになっても問題なし。いちいち携帯に確認の電話がかかってくることもないわ。

 

見出し付せん・デザイン素材


 

 

社内でデータを共有するのであれば「誰が作成したのか」自分の名前をファイル名の最後にでも入れておくのもOK。
転職サイト新規事業_20140425鈴木
ってな具合にね。

 

 

そしてこんな時でも小さなルールを作っておくと、尚便利。
例えば
日付はファイル名の最初に入れるのか?最後に入れるのか?
日付は8桁にするか6桁にするか?
名称と日付の間はハイフン“-”やアンダーバー“_”を入れるか?
日本語は全角、英数字は半角でOKか?

 

 

これはファイルを見失ったときにも検索しやすい、っていうのもあるけど、一覧で見た時に“見やすく”しておくことが大切。ある程度細かなルールを統一して、見やすく整理するだけで、見つかりにくいファイルの数そのものをグッと減らすことができるわ。

 

 

“日付”は「データを作成した日」にするのか「そのデータが使用される日(例えばイベントなど)」にするのか。それもまたすべて統一しておきたいところ。じゃないと古いデータと新しいデータが時系列に並ばなくなってしまうわ。

 

 

当初のデータに付け加えや改良があるのであれば「_20140425修正案」と付け加える等のルール決めも結構重要。
たまに「最新」とか「最終」とか入ったファイル名を見るけど、明日どうなってるかなんて誰もわからないわ。自分では最後のつもりで「_20140425最終案」なんてしてても、「_20140426最終の最終」「_20140427本当に最後」なんて意味不明なファイル名が並べばのちのち混乱を招くだけ。ファイル名に「最終」「最新」はおススメしない。何かつけたいのであればバージョン「_ver3_20140425」にして数字を刻んでいけるようにしておくこと。

 

 

 ■ファイル名は英語?日本語?


 

キーボード


 

 

ファイル名は「英語」「日本語」どちらがいいのか?という疑問。
日本語はパッと見て分かりやすい、という利点がある。フォルダ内に一覧を整列させても昔から馴染みのある日本語は目にも付きやすいし、見つけやすい。

 

 

日本語ファイル名でちょっと面倒になってくるのは、「ファイルが見つけられない時」
“デキるヤツ”としてちゃんとファイル管理してればデータがどこか見つからずにあたふたする事もないんだけど、万が一、どうしても不運にも見つからない場合。

 

 

大概の人が思い当たるフォルダ内で“検索”機能を使うと思うんだけど、その時に“平仮名”“カタカナ”“漢字”のちょっとした差で検索に引っかからないことが出てくるの。

 

 

ちょっと昔の資料だったり、ちょっと物珍しい名称だったり、はたまた自分以外の誰かが作成に関わってたりすると、似たような言葉で検索しても全然上がってこない事態も発生。こんな時英語名ならそのスペルさえ合っていれば検索ヒット、という利点はあるわ。

 

 

それに英語名のもう一つの利点。
Windowsでは、フォルダ内で任意のファイルを選択した状態でアルファベットを入力すると、そのアルファベットが頭文字についたファイルまで自動でジャンプするっていう機能があるの。

 

 

誠-理想のファイル名の付け方-
http://bizmakoto.jp/bizid/articles/0703/15/news102.html
ファイル名の頭には日本語ではなく英字を付けたほうがいい。Windowsのエクスプローラは、ファイル一覧画面で英字キーを押すと、その文字のファイルにジャンプできるからだ。「b媒体資料.pdf」というファイル名にしておけば、[b]キーを押すだけで選択できる。

 

 

この説明にもあるように、ジャンプ機能は必ずしもファイル名全部が英語である必要はない。だからフォルダを次々作って整理する代わりに、フォルダ分けはある程度の中分類でとどめておいて、その内部にあるファイルに英字の頭文字を振っておけば、同一のフォルダ内に似たようなデータがたくさん保存されていても、頭英字ルールを用いてすぐに見つけられるっていう使い方もできるわ。

 

 

結論としては英語か日本語か、言語うんぬんよりも、とにかく分かりやすい事が大事。日本語がわかりやすければ日本語でOK。

 

 

 ■PC内も時には断捨離




 

3d small person with yellow folder on pushcart.


 

 

「コレ、いつか使うかもしれないからとりあえず取っておこう」

 

 

もしもし?そのいつかは10年後?20年後?そんな将来あなたはこのファイルの存在すらも覚えてますか?

 

 

断捨離できないタイプの人は、会社でもついつい昔の書類や古いデータを取っておきがち。保存が必要なものはもちろん整理して取っておく必要があるわ。でももうとっくに改定されたような古い規則や、ボツになった見積なんかはある程度“削除”して整理していくことも時には必要。

 

 

U-NOTE(http://u-note.me/note/47487409)でも紹介されているように
パソコンで資料の作成を行っていると、資料が完成するまでに保存をかけてしまうため幾つかのバージョンのファイルが出来てしまいファイルの量が増えていく。また、そういったファイルを捨てずにいつまでも所持しているためPCデータが増えていき、手がつけられなくなってしまう。
 そういった人はファイルをゴミ箱に入れる前の「削除候補」フォルダを作っておくと良いかもしれない。「削除候補」フォルダを作っておき一度確認してから捨てるようにすれば、「もしかしたら使うかもしれない…」という思いからファイルを捨てられなかったという人も少しはデータ処理が行いやすくなるし、ファイルもスッキリすると思う。

 

 

いきなり“完全削除”してしまうにはちょっと、っていう場合にも、とりあえず入れておける“削除候補フォルダ”をつくる。実際にほぼ使う見込みもない古いデータがいつも使うフォルダに満載だったらそれこそ“タダのゴミ”いらないものはしっかり“区別”することも整理整頓には欠かせないわ。

 

 

年末の大掃除には自分のPCもスッキリさっぱりさせて、キレイなディスクで新年を迎えましょ。

 

 

 ■結論~デキるデータ整理を行うために~


 

 

仕事をしていく上で、以前作ったデータをもう一回開く。なんて数え切れないほどあるわ。
顧客から再度問い合わせがあった、上司に稟議を回す必要が出てきた、もう何部か余分に印刷しておきたい、要望により改定する必要が出てきた。

 

 

そんなありとあらゆる場面でデータを開くとき、パッと出てくれば探す時間も省け、即作業に取り掛かれる。そんな仕事ハックのために、まずはあなたのPC内、一度大掃除してみてはいかがかしら?

 

 
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著者情報

転職サエコ

転職サエコ

大学卒業後、お堅い年功序列会社に入社。締切に追われる残業生活の中、仕事のノウハウと世の中の厳しさを知る。30歳目前、キャリアアップを図り若いベンチャーへ転職。とにかく人と話すのが好き。趣味は旅行。仕事は楽しく!をモットーに、新しいことに挑戦するのが大好きな現役グラフィックデザイナー。

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